Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP

Resolución 0922 del 6 de julio de 2018- UGPP

Sujetos obligados a presentar información exógena

Los empleadores y/o cooperativas, sean personas naturales o jurídicas, obligados o no a llevar contabilidad.

Que información deben reportar

1. La nómina: la información debe estar detallada por trabajador activo o retirado, con sus respectivas novedades.

Características de la información: 

• En medio magnético,  en formato Excel
• La información se debe presentar con una periodicidad mensual;  cuando el pago sea diferente (quincenal, semanal) debe estar consolidada por mes y se deberá adjuntar un archivo adicional correspondiente al calendario de pagos.
• La información mensual reportada debe ser consolidada, sin importar la estructura (Ej.: Centros de costos o similares) que utilice el aportante.
• Se deben incluir todos los trabajadores que hayan laborado en el periodo requerido.
• Se deben relacionar todos los pagos salariales y no salariales efectuados al trabajador. En el caso de cooperativas y pre cooperativas las compensaciones ordinarias y extraordinarias.
• Los pagos no salariales serán aquellos establecidos en el contrato de trabajo bien sea en dinero o en especie tales como: planes de medicina prepagada, complementarios de salud, seguro médico, planes de telefonía móvil, pagos a establecimientos educativos, auxilios de alimentación, canasta, gasolina, vestuario, vivienda, bonos de regalo y/o pagos de mera liberalidad. 

2. Balance de prueba: la información debe estar detallada por tercero y contener los saldos de todas las cuentas y subcuentas del balance antes del cierre contable, en idioma español, al máximo nivel auxiliar, con corte anual (enero a diciembre) y utilizando una hoja por cada periodo fiscalizado.
La información debe ser enviada en formato Excel, el cual debe cumplir la especificación y estructura indicada en la resolución.

3. Auxiliares contables: se deben reportar los auxiliares detallados por mes y tercero beneficiario de las cuentas y subcuentas del activo, pasivo, costos y gastos relacionadas con pagos a trabajadores y/o asociados, antes de cierre contable, en idioma español, al máximo nivel de cuenta del tercero beneficiario.
La información debe ser enviada en formato Excel, el cual debe cumplir la especificación y estructura indicada en la resolución.

Los sujetos obligados a llevar contabilidad, deberán remitir la totalidad de la información de nómina y contable certificada por el representante legal y el contador público o el revisor fiscal si está obligado. Se podrán allegar documentos adicionales en PDF que soporten y permitan probar los pagos relacionados en la nómina.

Forma y termino para la presentación de la información

Debe ser presentada a través de la página web de la UGPP, en formato PDF o Excel, según corresponda, el tamaño de cada archivo es de máximo 25MB. Debe ser entregada en el plazo que establezca la UGPP, el cual no podrá ser inferior a 15 días ni mayor a 3 meses.

Si la información se presenta extemporánea o en forma incompleta o inexacta se incurre en la sanción establecida en el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016.